Verzuimbegeleiding & Re-integratie
WET VERBETERING POORTWACHTER
Versie 2025 — Interactieve Tijdlijn

Poortwachter Tijdlijn
Week 1 tot Week 104

Alle wettelijke verplichtingen, verantwoordelijkheden en deadlines in één overzicht. Klik op een fase voor de verplichtingen, valkuilen en praktische tips.

Verplichtingen
Valkuilen & sancties
Praktische tips
Dag 1 Week 6 Week 13 Week 26 Week 42 Week 52 Week 87 Week 104
DEADLINE DAG 1
Ziekmelding & eerste acties
Werkgever + Werknemer
▼
Verplichtingen
  • Werknemer meldt zich ziek bij werkgever
  • Werkgever noteert de eerste ziektedag (= dag 1 van de Poortwachter-klok)
  • Werkgever meldt ziekmelding intern bij HR of leidinggevende
  • Eerste contact: toon betrokkenheid, vraag hoe het gaat
Valkuilen
  • Te vroeg vragen naar diagnose (verboden — privacy werknemer)
  • Geen notitie maken van de eerste ziektedag
  • Verwachten dat het vanzelf overgaat en niets doen
Reden loonsanctie UWV
Praktische tips
  • Gebruik een eenvoudig registratieformulier voor elke ziekmelding
  • Stel een contactmoment in de agenda: wanneer bel je de medewerker terug?
  • Vraag alleen: "Hoe gaat het?" en "Wanneer verwacht je terug te zijn?"
DEADLINE WEEK 6
Probleemanalyse bedrijfsarts
Werkgever → Bedrijfsarts
▼
Verplichtingen
  • Werkgever meldt werknemer uiterlijk week 6 aan bij de bedrijfsarts (arbodienst)
  • Bedrijfsarts stelt probleemanalyse op: medische situatie, functionele mogelijkheden, prognose
  • Probleemanalyse wordt aan werkgever en werknemer gestuurd
  • Werknemer mag probleemanalyse inzien en aanvullen
Valkuilen
  • Te laat aanmelden bij bedrijfsarts (pas in week 7 of later)
  • Niet in het dossier opnemen dat aanmelding heeft plaatsgevonden
  • Aannemen dat bedrijfsarts automatisch contact opneemt
  • Probleemanalyse niet bewaren in dossier
UWV kan dit aanmerken als onvoldoende inspanning
Praktische tips
  • Zet in week 4 al een reminder: aanmelding bedrijfsarts moet vóór week 6
  • Vraag de bedrijfsarts expliciet om de probleemanalyse schriftelijk
  • Gebruik de probleemanalyse als basis voor het Plan van Aanpak
DEADLINE WEEK 8
Plan van Aanpak (PvA)
Werkgever + Werknemer samen
▼
Verplichtingen
  • Werkgever en werknemer stellen samen het Plan van Aanpak op
  • PvA bevat: re-integratiedoel, stappen, tijdpad, casemanager
  • Beide partijen ondertekenen het PvA
  • PvA wordt iedere 6 weken geëvalueerd en bijgesteld
  • Een casemanager wordt aangewezen
Valkuilen
  • PvA opstellen zonder de werknemer erbij te betrekken
  • Vage doelen ("medewerker gaat herstellen") zonder concrete stappen
  • Geen datum voor de eerste evaluatie vastleggen
  • Vergeten te ondertekenen — PvA is dan niet rechtsgeldig
Ontbreken PvA = loonsanctie 52 weken
Praktische tips
  • Gebruik een vast PvA-template met alle wettelijk verplichte onderdelen
  • Stel direct een 6-wekelijkse evaluatiedatum in de agenda
  • Bespreek het PvA in een persoonlijk gesprek, niet via e-mail
  • Laat werknemer weten: dit is een gezamenlijk document, geen veroordeling
CONTINU WK 8–52
6-wekelijkse evaluaties PvA
Werkgever + Werknemer + evt. Bedrijfsarts
▼
Verplichtingen
  • Elke 6 weken evaluatie van het PvA
  • Voortgang, knelpunten en aanpassingen worden schriftelijk vastgelegd
  • Beide partijen tekenen elke bijstelling
  • Resultaat: doorlopend en aantoonbaar re-integratieverslag
Valkuilen
  • Evaluaties overslaan of alleen mondeling voeren
  • Evaluatieverslag niet laten ondertekenen
  • Geen aantekening maken als werknemer weigert mee te werken
  • Aannemen dat stilstand goed genoeg is — UWV verwacht inspanning
Lacunes in dossier = zwakke positie bij WIA-aanvraag
Praktische tips
  • Maak een Excel-tracker met alle evaluatiedata automatisch berekend vanaf dag 1
  • Stuur 1 week voor evaluatie een herinnering naar werknemer én leidinggevende
  • Documenten altijd in dossier opslaan — ook als er weinig verandering is
DEADLINE WEEK 42
Ziekmelding bij UWV
Werkgever → UWV
▼
Verplichtingen
  • Werkgever meldt werknemer uiterlijk week 42 ziek bij UWV
  • Dit gaat via werkgeversportaal UWV (eHerkenning vereist)
  • UWV verstuurt vervolgens een WIA-aanvraagformulier richting werknemer (rond week 87)
Valkuilen
  • Te laat melden bij UWV — deadline is hard
  • Geen eHerkenning geregeld hebben (aanvraag duurt weken)
  • Denken dat de bedrijfsarts dit regelt — dit is de taak van de werkgever
Boete UWV bij te late melding
Praktische tips
  • Zet in week 38 al een reminder voor de week 42-melding
  • Controleer of de organisatie beschikt over eHerkenning niveau 3
  • Bewaar de bevestiging van UWV in het dossier
INDIEN VAN TOEPASSING WK 42–52
FML + Arbeidsdeskundig onderzoek + Spoor 2 aanmelding
Bedrijfsarts → Arbeidsdeskundige → Werkgever
▼
Verplichtingen
  • Bedrijfsarts stelt een Functionele Mogelijkhedenlijst (FML) op zodra herstel niet binnen 3 maanden wordt verwacht
  • FML beschrijft wat de werknemer wél kan: belastbaarheid op fysiek, mentaal en sociaal vlak
  • Op basis van de FML beoordeelt een arbeidsdeskundige of re-integratie in eigen werk (spoor 1) of ander werk (spoor 2) realistisch is
  • Indien spoor 2 wordt geadviseerd: werkgever meldt werknemer aan bij een erkend re-integratiebureau
  • Keuze voor spoor 1 én/of spoor 2 wordt schriftelijk onderbouwd in het dossier
Valkuilen
  • FML niet laten opstellen omdat werkgever denkt dat herstel nog mogelijk is — dit is een medische inschatting van de bedrijfsarts, niet de werkgever
  • Arbeidsdeskundig onderzoek te laat inzetten — UWV verwacht dit tijdig in het dossier
  • Spoor 2 pas opstarten in week 80 of later — dan is er onvoldoende tijd voor aantoonbare inspanning
  • Aanmelding bij re-integratiebureau niet documenteren in dossier
  • Geen schriftelijke onderbouwing waarom alleen spoor 1 wordt ingezet
Te late inzet spoor 2 = meest voorkomende reden loonsanctie
Praktische tips
  • Vraag de bedrijfsarts actief: "Is een FML op dit moment aangewezen?" — dit wordt niet altijd spontaan aangeboden
  • Schakel een arbeidsdeskundige in zodra de FML beschikbaar is, wacht niet af
  • Laat het arbeidsdeskundig rapport altijd schriftelijk vastleggen — mondeling advies telt niet mee bij UWV
  • Bij spoor 2: kies een bureau met aantoonbare expertise in de sector van de werknemer
  • Bevestig de aanmelding bij het re-integratiebureau schriftelijk en bewaar dit in het dossier
DEADLINE WEEK 52
Eerstejaarsevaluatie
Werkgever + Werknemer + Bedrijfsarts
▼
Verplichtingen
  • Formele evaluatie na 1 jaar ziekte
  • Re-integratieverslag wordt bijgewerkt en compleet gemaakt
  • Spoor 1 (eigen werk) én spoor 2 (ander werk) worden beoordeeld
  • Bedrijfsarts geeft advies over resterende mogelijkheden
  • Werkgever bepaalt of spoor 2 moet worden ingezet
Valkuilen
  • Spoor 2 te laat opstarten — UWV verwacht dit soms al eerder
  • Niet documenteren waarom voor spoor 1 of spoor 2 is gekozen
  • Re-integratieverslag niet compleet — ontbrekende handtekeningen, evaluaties
Onvoldoende re-integratie-inspanning = loonsanctie 52 weken extra loon
Praktische tips
  • Maak een checklist van alle verplichte documenten voor het re-integratieverslag
  • Bespreek spoor 2 altijd al vroeg met de bedrijfsarts — niet pas in week 52
  • Vraag bedrijfsarts om schriftelijke onderbouwing van advies spoor 1 vs spoor 2
DEADLINE WEEK 87
Re-integratieverslag indienen bij UWV
Werkgever + Werknemer → UWV
▼
Verplichtingen
  • Werkgever stuurt volledig re-integratieverslag naar UWV
  • Verslag bevat: alle PvA's, evaluaties, bedrijfsartsadviezen, activiteiten spoor 1 en/of 2
  • Werknemer dient WIA-aanvraag in (UWV stuurt hiervoor formulier)
  • UWV beoordeelt of werkgever voldoende inspanning heeft geleverd
Valkuilen
  • Incomplete dossiers — ontbrekende documenten uit de voorgaande 87 weken
  • Te laat indienen — UWV behandelt de WIA-aanvraag dan pas later
  • Werknemer niet informeren over zijn eigen WIA-aanvraagverplichting
  • Ondertekeningen ontbreken bij evaluatieverslagen
Loonsanctie bij onvoldoende inspanning: extra loondoorbetaling
Praktische tips
  • Controleer dossier al in week 80 op volledigheid — herstel eventuele lacunes
  • Gebruik een vaste checklist voor het re-integratieverslag
  • Informeer werknemer actief over wat hij zelf moet doen bij UWV
EINDPUNT WEEK 104
WIA-beoordeling & einde loondoorbetaling
UWV beoordeelt
▼
Verplichtingen
  • Na 104 weken (2 jaar) stopt de loondoorbetalingsverplichting van de werkgever
  • UWV beoordeelt de WIA-aanvraag: heeft werknemer recht op WIA-uitkering?
  • Mogelijke uitkomsten: WIA-uitkering (IVA of WGA), of geen uitkering (minder dan 35% arbeidsongeschikt)
  • Bij loonsanctie: werkgever betaalt door totdat sanctie is opgeheven
Valkuilen
  • Niet weten dat een loonsanctie het einde van week 104 kan verschuiven
  • Contract beëindigen vóór week 104 zonder juridisch advies
  • Geen contact houden met werknemer in de aanloop naar WIA-beoordeling
Loonsanctie kan doorlopen tot 156 weken (3 jaar)
Praktische tips
  • Vraag altijd juridisch advies voor je het dienstverband beëindigt rond week 104
  • Bereid de medewerker voor op de WIA-keuring: wat te verwachten
  • Bij WGA: overweeg eigenrisicodragerschap — dit heeft financiële impact